La messagerie Gmail est la plus populaire au monde et domine le marché avec près de 1,5 milliards d’utilisateurs dont 15 millions en France. Seulement 7% en lisent les conditions d’utilisation (sondage OpinionWay).
Sa gratuité, sa simplicité et les services proposés constituent un attrait pour vous et vos équipes.
Pourtant vous mettez votre entreprise en danger !
En 2019, 41% des entreprises de 0 à 9 salariés et 44% des entreprises de 9 à 49 salariés avaient déjà essuyé une cyberattaque. Celles dirigées vers les entreprises de moins de 250 salariés sont passées de 18% à 31% en l’espace de 4 ans (enquête de la CPME).
L’an dernier, alors que le pourcentage de télétravailleurs atteignait 50% dans le Grand Ouest, plus de 80% ont subi des cyberattaques en utilisant des outils collaboratifs et de visioconférences grand public.
Le pôle cyber d’Orange note qu’en 2020 près de 8 entreprises sur dix ont été la cible d’une cyberattaque.
Etes-vous prêt à prendre ce risque ?
Les 5 questions à se poser sur vos outils déjà en place :
Non conforme au règlement RGPD
Depuis mai 2015, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l’Union européenne. Toutes les entreprises sont dans l’obligation de garantir la protection des données qui leurs sont confiées.
Les comptes gratuits grand public gmail proposent uniquement des conditions d’utilisation. Il s’agit d’un document général qui vous informe comment vos informations personnelles sont utilisées. Il n’est pas conforme à la réglementation en vigueur sur la protection des données pour les entreprises qui, elles, doivent être engagées contractuellement avec leur fournisseur.
En cas de piratage total ou partiel de votre compte gmail gratuit, ce qui est relativement fréquent, l’entreprise porte la responsabilité des données que vous avez perdues à travers ce compte. Le non-respect de la loi RGPD expose votre entreprise à des sanctions pécuniaires.
Avec l’offre professionnelle de Google (Google Workspace), c’est un contrat général de vente qui pose un cadre juridique et qui protège les 2 parties. Google s’engage alors à protéger vos données d’entreprises en intégrant des fonctionnalités de sécurité dans tous ses produits et services.
La confidentialité de vos données et celles de vos clients est respectée. Dans ce cadre contractuel, c’est Google qui porte la responsabilité juridique des pertes ou vols de données totales ou partielles.
En cas de litige, lorsque vous utilisez un compte gratuit (grand public) la sanction RGPD pour votre entreprise peut s’élever à 4% du chiffre d’affaires mondial de l’année d’exercice précédent. Alors que c’est le fournisseur qui porte tous les risques d’un piratage total ou partiel lorsque vous souscrivez à un compte professionnel !
Données : qui en est propriétaire ?
Revenons au moment de la création du compte de messagerie grand public quel que soit le fournisseur d’accès : Google, Free, Orange, etc…
Il est créé personnellement par la personne qui va l’utiliser. Elle en est donc automatiquement désignée propriétaire. C’est également, le plus souvent, son numéro de téléphone mobile personnel qui est utilisé comme moyen de récupération du compte.
Lorsque vos employés utilisent un compte gmail privé pour :
- communiquer avec vos clients
- échanger des propositions avec les fournisseurs
- créer des documents et les partager avec vous
Les contacts, les échanges de mails, les messages et même tous les documents créés depuis cet espace gmail lui appartiennent.
Quel impact sur votre activité si cet employé fait partie des 29% de personnes qui démissionnent de leurs CDI pour aller travailler chez la concurrence ou monter leurs propres entreprises ?
Par contre, le collaborateur qui est lui dans le cadre de son activité professionnelle est sous la responsabilité de l’entreprise, ce qui implique une responsabilité juridique du respect du RGPD.
Lorsque la solution professionnelle de Google, Google Workspace, est utilisée par l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise : les mails, contacts et documents de chaque utilisateur, appartiennent à l’entreprise.
À la minute où un employé quitte l’entreprise, il n’a plus accès aux données !
L’adresse email : outil de prospection
Vous utilisez des comptes gmail gratuits pour vos communications professionnelles et vos mails professionnels ont, par exemple, cette forme : nom.prenom@gmail.com. ou celle-ci : entreprisexxx@gmail.com.
Une étude a révélé que :
- un français reçoit en moyenne 39 mails par jour (arobase.org)
- seulement 10,5% des mails délivrés avec une adresse comme ci-dessus sont ouverts
- 68% des utilisateurs d’une messagerie affirment n’ouvrir le courrier que lorsqu’ils identifient l’expéditeur
Si vous rajoutez à cette étude que la crédibilité de l’envoyeur est proche de zéro et que les arnaques partent toujours de comptes mail “gratuit”, c’est la crédibilité et l’avenir de l’entreprise qui est en jeu.
L’adresse mail n’est plus un simple service postal virtuel pour la facturation ou l’envoi de devis. C’est devenu un outil indispensable pour attirer l’attention, renforcer l’image d’une entreprise et pour son développement commercial.
Les clients ou clients potentiels et les fournisseurs se montrent beaucoup plus attentifs et sont plus susceptibles de faire affaire avec une entreprise qui utilise une adresse électronique professionnelle. Et vous ?
Frontière floue
entre vie privée et professionnelle
Un compte gmail grand public est créé par son utilisateur. C’est une adresse personnelle qui est utilisée pour se connecter à son compte bancaire, faire sa déclaration d’impôt, s’inscrire à un club de sport, sur les réseaux sociaux…
Les 39 mails reçus en moyenne par jour par un utilisateur ne concernent pas uniquement son activité professionnelle mais également ses activités privées.
Ajoutons à cela :
- une concentration mise à l’épreuve par la réception d’un mail d’invitation à une sortie kayak ou les dernières offres de Netflix face à la demande d’un client
- Toutes les sollicitations des sites où l’adresse personnelle est enregistrée comme login de compte. (Banque, sites marchands, etc…)
- Les notifications des réseaux sociaux (Facebook, Instagram…) ainsi que des jeux divers et variés…
Est-ce bon pour la productivité ?
Le travail collaboratif ne doit pas être synonyme de données mélangées mais bien de données partagées !
Tirer parti de cette gratuité
1,4 milliards de mails envoyés chaque jour en France, près de 15 millions des français utilisent gmail et 82,4% ouvrent leur messagerie depuis leur mobile. (Digital Report 2021)
Une gratuité qui a fait de la messagerie Gmail et de ses applications mises à disposition, un geste du quotidien.
Vos équipes ont l’habitude de consulter leurs e-mails depuis leur ordinateur ou depuis leur smartphone dans leur vie privée comme dans leur vie professionnelle.
Au premier trimestre 2021, Android possédait 76,6% des parts de marché des OS en France, suivi par iOS, avec 23,4%. (données collectées par Kantar World Panel)
Pourquoi ne pas mettre ce savoir commun du numérique gratuit au service :
- de la facilité d’intégration dans l’entreprise
- de la productivité,
- du développement,
- de la sécurité de votre entreprise
- du respect de la loi sur la protection des données
La version Gmail Google Workspace intègre
les fonctionnalités suivantes :
- adresse e-mail personnalisée (@votre-entreprise.com),
- nombre illimité d’adresses e-mail de groupe,
- garantie de disponibilité à 99,9 %,
- un espace de stockage minimum deux fois plus important qu’avec un compte Gmail personnel (30 G° ou 2 T° ou 5 T° par compte),
- aucune publicité,
- compatible avec Outlook, Apple, ou autre……
- un même utilisateur peut avoir plusieurs adresse mail via des alias (jusqu’à 30)
- une gestion administrable des comptes, mots de passe, flotte de téléphones…
- un niveau de sécurité répondant aux normes européennes